CluHu
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Unterschied von CluCore und Mitgliederportal

CluHu hat zwei Tools. Der Vorstand führt den Verein im CluCore. Die Mitglieder erledigen ihren Teil im Mitgliederportal: Termine, Abmeldungen, eigene Daten, Spesen, Noten. Beide arbeiten auf denselben Daten. Diese Seite zeigt, was wo passiert und wer welchen Zugang braucht.

Auf einen Blick Wie beide zusammenspielen Tabelle: Was kann wer? Wer braucht welchen Zugang?

Auf einen Blick

Gleicher Verein, gleiche Daten, zwei verschiedene Aufgaben.

Die Vereinsverwaltung

CluCore

Hier wird der Verein geführt.
Für wen
Vorstand und alle, die verwalten: Präsidium, Kassier, Aktuariat, Mitgliederverwaltung, Webseiten-Verantwortliche.
Wozu
Mitglieder und Personen führen, Rechnungen stellen, Buchhaltung, Termine und Serien anlegen, Webseite bauen, Berechtigungen vergeben, Addons einschalten.
Aufbau
Eine vollständige Verwaltung mit Seitenleiste: Mitglieder, Finanzen, Kalender, Webseite und Addons je in ihrem Bereich, mit Listen, Filtern, Exporten und Assistenten für grössere Arbeiten. Gebaut für konzentriertes Arbeiten am Bildschirm.
Typische Handgriffe
  • Jahresbeiträge als QR-Rechnungen verschicken und den Zahlungseingang abgleichen
  • Die Probe- oder Trainingsserie fürs ganze Jahr anlegen, mit Leitung und Ferien
  • Neue Mitglieder erfassen oder aus Excel importieren
  • Rollen vergeben: wer leitet, wer gibt Spesen frei, wer revidiert
  • Jahresabschluss und GV-Bericht erstellen
Zugang
Eigener Zugang mit CluCore-Berechtigung. Wer ihn hat, sieht im Mitgliederportal den Knopf «CluCore öffnen».
Der Bereich für alle Mitglieder

Mitgliederportal

Hier macht jedes Mitglied seinen Teil.
Für wen
Alle Mitglieder, von der Jugend bis zum Ehrenmitglied. Dazu Leitung, Dirigentin, Trainer, Freigabe-Personen und Revisorinnen mit ihren Werkzeugen.
Wozu
Eigene Termine sehen, zu- oder absagen, eigene Daten pflegen, Spesen einreichen, Dateien und Noten abrufen, Material ausleihen. Je nach Rolle: Anwesenheit abhaken, Spiellisten schreiben, Anträge freigeben, Jahresrechnung prüfen.
Aufbau
Keine Menüstruktur. Alles liegt auf einer Seite: die nächsten Termine, Meldungen, Aufgaben, eigene Daten und die Werkzeuge der eigenen Rolle. Zusagen, Abmelden oder Spesen einreichen braucht wenige Klicks, auch auf dem Handy.
Typische Handgriffe
  • Sich vor dem Training/Probe abmelden
  • Nach dem Umzug die neue Adresse eintragen
  • Die Tankquittung fürs Auswärtsspiel fotografieren und als Spesen einreichen
  • Als Leitung die Anwesenheit auf dem Handy abhaken
  • Die Noten fürs Adventskonzert aus dem freigegebenen Ordner laden
Zugang
Login per E-Mail und Passwort, auf Einladung aus dem CluCore. Kein Zugriff auf die Verwaltung, jedes Mitglied sieht nur, was es betrifft.

Das Büro und das Vereinslokal

Warum CluHu zwei Tools hat und nicht eines für alle.

Stell dir den Verein als Haus vor. Im Büro liegen die Mitgliederkartei, die Buchhaltung und die Post. Dort arbeitet der Vorstand, und nicht jedes Mitglied soll darin herumblättern. Das Büro ist der CluCore.

Im Vereinslokal treffen sich alle. An der Wand hängt die Agenda, es gibt eine Liste zum Eintragen, ein Fach für die Noten und einen Briefkasten für Spesenzettel. Jedes Mitglied sieht, was es angeht, und erledigt seinen Teil selbst. Das Vereinslokal ist das Mitgliederportal.

Beide Räume gehören zum selben Haus und nutzen dieselben Daten. Was ein Mitglied im Mitgliederportal einträgt, steht sofort im CluCore. Was der Vorstand im CluCore anlegt, erscheint bei den richtigen Mitgliedern im Mitgliederportal. Es gibt keine doppelte Erfassung und keine Excel-Liste daneben.

Ein Login, zwei Türen

Jede Person meldet sich einmal an und landet im Mitgliederportal. Wer verwalten darf, geht von dort mit einem Klick in den CluCore und wieder zurück.

Rollen statt zwei Systeme

Ob jemand nur Mitglied ist, die Anwesenheit führt, Spesen freigibt oder den Verein verwaltet, legst du im CluCore unter Berechtigungen fest. Das Mitgliederportal zeigt danach genau die passenden Werkzeuge.

Mitgliederportal im Look der Webseite

Das Mitgliederportal trägt Kopf, Logo und Farben der Vereinswebseite. Für die Mitglieder fühlt es sich wie ein Mitgliederbereich der eigenen Webseite an, nicht wie eine fremde Software.

Kein Login nötig für die Antwort

Wer kein Login fürs Mitgliederportal will, bekommt Termin-Einladungen trotzdem per Mail und sagt über den Link zu oder ab. Das Mitgliederportal ist ein Angebot, keine Pflicht.

So greifen beide ineinander

Drei Vorgänge aus dem Vereinsalltag. Jeder beginnt bei einem Mitglied im Mitgliederportal und endet in der Verwaltung, ohne dass jemand etwas abtippt.

Eine Probe, drei Personen

Vom Absagen bis zur Statistik, ohne eine einzige Nachricht in der Gruppe.

  1. MitgliederportalMitglied

    Thomas ist krank und meldet sich im Mitgliederportal von der Freitagsprobe ab, mit Grund. Die Abmeldefrist von 48 Stunden steht gleich beim Termin.

  2. MitgliederportalLeitung

    Marco sieht die Abmeldung in seiner Leitungs-Ansicht und hakt in der Probe die Anwesenheit auf dem Handy ab: anwesend, abwesend, entschuldigt.

  3. CluCoreVorstand

    Barbara öffnet im CluCore die Anwesenheits-Matrix der Serie, sieht die Quote je Person und exportiert die Liste für die Jahresauswertung.

Eine neue Adresse

Das Mitglied erfasst, der Verein prüft, die Rechnung geht an die richtige Adresse.

  1. MitgliederportalMitglied

    Nicole ist umgezogen und trägt unter «Meine Daten» die neue Adresse ein. Felder, die eine Prüfung brauchen, gehen als Antrag an den Verein.

  2. MitgliederportalFreigabe-Person

    Patrick bekommt die Aufgabe im Mitgliederportal und per Mail. Ein Klick auf den Link genügt, auch ohne Login.

  3. CluCoreMitgliederverwaltung

    Die Mitgliederliste im CluCore ist aktualisiert. Der nächste Beitragslauf nimmt automatisch die neue Adresse, niemand tippt etwas ab.

Eine Tankquittung

Spesen vom Beleg bis zur Auszahlung, mit Freigabe nach Reglement.

  1. MitgliederportalMitglied

    Urs reicht die Fahrt zur Delegiertenversammlung ein: Kilometer, Beleg als Foto, IBAN. Das Spesenreglement steht direkt über dem Formular.

  2. MitgliederportalFreigabe-Person

    Die hinterlegte Freigabe-Person entscheidet im Mitgliederportal oder über den Link in der Mail. Urs sieht den Stand jederzeit unter Spesen.

  3. CluCoreKassier

    Im CluCore verbucht die Kassierin den freigegebenen Antrag auf das richtige Konto und erstellt die Zahlungsdatei für die Bank.

Dieselbe Sache, zwei Ansichten

Links die Verwaltung im CluCore, rechts das Mitgliederportal. Die Bilder stammen aus einem Testverein.

Termine

CluCore: Termine
CluCore
Der Vereinskalender mit allen Serien, Proben und Sitzungen. Hier werden Termine angelegt, Leitung und Ferien gesetzt.
Mitgliederportal: Termine
Mitgliederportal
Jedes Mitglied sieht nur seine Termine, sagt zu oder meldet sich mit Grund ab. Dazu Meldungen, Dateien, Spesen und Material.

Anwesenheit

CluCore: Anwesenheit
CluCore
Die Anwesenheits-Matrix der ganzen Serie, Person für Person, Termin für Termin, mit Export für die Auswertung.
Mitgliederportal: Anwesenheit
Mitgliederportal
Die Leitung hakt die Anwesenheit in der Halle oder im Probelokal auf dem Handy ab. Abmeldungen und Entschuldigungen sind schon drin.

Finanzen

CluCore: Finanzen
CluCore
Die Buchhaltung für die Kassierin. Von hier aus wird gebucht, abgeglichen, ausgewertet und abgeschlossen.
Mitgliederportal: Finanzen
Mitgliederportal
Das Mitglied reicht Spesen mit Positionen, Fahrten und fotografiertem Beleg ein. Die Freigabe läuft im Hintergrund.

Was kann wer?

Die Funktionen im Vergleich. Was im Mitgliederportal mit «Rolle» markiert ist, schaltest du im CluCore unter Berechtigungen für die passenden Personen frei.

FunktionCluCoreMitglieder­portal
Mitglieder & Personen
Mitgliederliste führen, Felder und Kategorien anpassen ✓ ✗
Mitglieder aus Excel importieren, Duplikate zusammenführen ✓ ✗
Firmen, Mehrpersonen-Mitgliedschaften, Gruppen und Organigramm ✓ ✗
Eigene Adresse, Telefon und E-Mail ändernIm Mitgliederportal je nach Feld direkt oder mit Freigabe ✓ ✓
Eigenes Profilbild wählenDas Vereinsfoto pflegt der CluCore ✗ ✓
Anstehende Geburtstage und Jubiläen sehenWenn der Verein die Anzeige einschaltet ✓ Rolle
Termine & Anwesenheit
Termine, Serien und Trainings anlegen, Einladungen verschicken ✓ ✗
Zu- oder absagen, mit Grund abmeldenOhne Login auch per Link in der Mail ✗ ✓
Anwesenheit abhaken, auf dem HandyIm Mitgliederportal für die Leitung des Termins ✓ Rolle
Anwesenheits-Statistik der Serie, Export ✓ Rolle
Termine als Kalender-Abo auf iPhone, Google oder Outlook ✗ ✓
Finanzen
QR-Rechnungen, Mitgliederbeiträge, Mahnwesen ✓ ✗
Buchhaltung, Budget, Jahresabschluss und GV-Bericht ✓ ✗
Spesen einreichen, mit Beleg und Fahrten ✗ ✓
Spesen freigebenDie im CluCore bestimmten Freigabe-Personen ✗ Rolle
Spesen verbuchen und auszahlen ✓ ✗
Jahresrechnung und Belege prüfenIm Mitgliederportal für die Revision, ohne Zugriff auf die Verwaltung ✓ Rolle
Eigene Rechnungen und Zahlungsstand einsehen ✓ geplant
Dokumente, Noten & Material
Datei-Browser mit Ordnern und Freigaben verwalten ✓ ✗
Freigegebene Dateien ansehen und herunterladen ✓ ✓
Material-Bestand führen, Ausleihen freigebenIm Mitgliederportal für die Materialverwaltung ✓ Rolle
Material anfragen und ausleihen ✗ ✓
Repertoire, Programm und Spielliste ansehen, als PDF ✓ ✓
Spiellisten erstellen und bearbeitenIm Mitgliederportal für die Leitung des Termins ✓ Rolle
Verwaltung & Zugänge
Vereinswebseite bauen und pflegen, News schreiben ✓ ✗
Berechtigungen, Rollen und Logins verwalten ✓ ✗
Addons einschalten, Vereinsdaten und Einstellungen ✓ ✗
J+S- und J+M-Fördergelder abrechnen ✓ ✗
Anträge aus dem Verein freigeben (Aufgaben)Im Mitgliederportal oder per Link in der Mail ✗ Rolle
Meldungen aus dem Verein lesenFreigaben, Spesen, Hinweise, alles an einem Ort ✗ ✓
Passwort ändern ✓ ✓
✓vorhanden ✗nicht vorgesehen Rollemit passender Rolle oder Freigabe geplantgeplant

Wer braucht welchen Zugang?

Die meisten Vereine kommen mit zwei bis fünf CluCore-Zugängen aus. Alle anderen arbeiten im Mitgliederportal, mit den Werkzeugen ihrer Rolle.

Präsidium und Vorstand

CluCoreMitgliederportal

Führt den Verein im CluCore und ist im Mitgliederportal gleichzeitig Mitglied: eigene Termine, Abmeldungen, Meldungen.

Kassier, Kassierin

CluCoreMitgliederportal

Rechnungen, Zahlungsabgleich und Buchhaltung im CluCore. Freigegebene Spesen kommen als Meldung im Mitgliederportal an und werden im CluCore verbucht.

Aktuariat, Mitgliederverwaltung

CluCoreMitgliederportal

Pflegt Mitglieder, Gruppen und Listen im CluCore, verschickt Einladungen und Mails.

Leitung, Dirigentin, Trainer

Mitgliederportal

Braucht keinen CluCore: Anwesenheit, Abmeldungen, Teilnehmende und Spiellisten sind als Werkzeuge im Mitgliederportal.

Materialwart

Mitgliederportal

Freigeben, Übergabe und Rückgabe im Mitgliederportal. Den Bestand mit Lagerorten und Werten pflegt der CluCore, auf Wunsch mit eigener Berechtigung.

Revisor, Revisorin

Mitgliederportal

Prüft Bilanz, Erfolgsrechnung, Journal und Belege im Mitgliederportal. Lesen ja, ändern nein.

Mitglied

Mitgliederportal

Termine, Zu- und Absagen, eigene Daten, Spesen, Dateien, Material, Programm. Nicht mehr und nicht weniger.

Häufige Fragen

Braucht jedes Mitglied ein Login?

Nein. Du lädst ein, wen du willst, aus dem CluCore heraus. Wer kein Login hat, bekommt Termin-Einladungen trotzdem per Mail und antwortet über den Link. Die Mitgliederliste ist in beiden Fällen dieselbe.

Kann eine Person beides haben?

Ja, das ist der Normalfall im Vorstand. Nach dem Login landet jede Person im Mitgliederportal. Wer eine CluCore-Berechtigung hat, sieht dort den Knopf «CluCore öffnen» und wechselt mit einem Klick.

Wer entscheidet, was ein Mitglied im Mitgliederportal sieht?

Der CluCore. Unter Berechtigungen legst du Rollen an und bestimmst je Rolle die Werkzeuge: Anwesenheit führen, Spesen freigeben, Revision, Materialverwaltung, Programm. Bei den eigenen Daten legst du je Feld fest, ob Mitglieder es sehen, direkt ändern oder nur mit Freigabe ändern dürfen. Eigene Spalten sind standardmässig verborgen.

Sehen Mitglieder die Daten anderer Mitglieder?

Nur, was der Verein bewusst zeigt: zum Beispiel Teilnehmende eines Termins, Geburtstage ohne Jahrgang, wenn die Anzeige eingeschaltet ist, und Profilbilder. Adressen, Beiträge und Rechnungen anderer bleiben im CluCore.

Ist das Mitgliederportal ein Addon mit Zusatzkosten?

Nein. Das Mitgliederportal gehört zum Grundumfang und ist in beiden Plänen dabei. Addons wie Kalender, Programm oder Inventar bringen ihre Werkzeuge fürs Mitgliederportal mit, sobald sie eingeschaltet sind.

Sieht das Mitgliederportal aus wie unsere Webseite?

Wenn ihr die Webseite mit CluHu baut, ja: Kopf, Logo und Farben werden übernommen, und angemeldete Mitglieder sehen ihr Kürzel oder Profilbild oben auf jeder Seite. Ohne CluHu-Webseite läuft das Mitgliederportal im neutralen CluHu-Design.

Alle Funktionen im Detail: Funktionen · Was es kostet: Preise

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