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Vereinssoftware für Musikvereine
Register, Noten, Proben, Instrumente, Veteranen und J+M-Fördergeld: CluHu kennt den Alltag eines Musikvereins und nimmt dem Vorstand, der Dirigentin und dem Notenwart die Administration ab.
Ein Musikverein verwaltet mehr als Mitglieder: Register und Besetzung, ein Notenarchiv, einen Probeplan mit Ferien, Instrumente und Uniformen, Passivmitglieder und Sponsoren, Veteranen-Ehrungen und die Jugendmusik mit ihren Fördergeldern. In den meisten Vereinen liegt das verteilt auf Excel-Listen, Mailverteiler und den Kopf des Notenwarts.
CluHu bringt diese Dinge in ein System. Die Dirigentin hakt die Anwesenheit im Probelokal auf dem Handy ab, der Kassier zieht die Instrumentenmiete mit dem Jahresbeitrag ein, die Spielliste fürs Konzert steht im Portal und in der Einladungsmail, und das J+M-Gesuch für das Jugendlager entsteht aus den Daten, die ohnehin da sind.
So nutzen Musikvereine CluHu
Jede Karte ist eine Aufgabe aus dem Vereinsalltag und führt zur passenden Funktion.
Register und Besetzung als Gruppen
Jedes Register ist eine Gruppe mit eigener Tabelle: Instrument, Stimme, Notenmappe, Uniformgrösse. Registerleitung, Dirigent, Präsidium und Notenwart sind Vereins-Rollen mit genau den Rechten, die sie brauchen. Das Organigramm zeigt die Besetzung auf einen Blick und lässt sich als PDF drucken.
Gruppen & OrganisationNotenarchiv, Repertoire und Spielliste am Konzert
Das Addon «Programm» führt das Archiv mit Komponist, Arrangeur, Signatur, Dauer und eigenen Feldern wie Buch und Seite. Aus dem Archiv entsteht das «Repertoire 2026» mit Verzeichnis als PDF oder Vereinsmail. Für das Konzert stellt die Dirigentin die Spielliste direkt am Termin zusammen, mit Spielzeit; sie steht im Mitgliederportal, im Kalender-Abo und in der Einladungsmail.
Kalender, Trainings & EventsProben mit Anwesenheit und Abmeldung
Die Gesamtprobe am Freitag ist eine Serie mit Ferienwochen, Dirigent als Leitung und Vizedirigent als Stellvertretung. Die Leitung hakt die Anwesenheit im Portal ab, Mitglieder melden sich mit Grund ab, und die Auswertung je Register zeigt, wer wie oft fehlt.
Kalender, Trainings & EventsJugendmusik und J+M-Fördergeld
Proben und Lager der Jugendmusik werden als Angebot von «Jugend und Musik» markiert. CluHu rechnet die Lektionen à 45 Minuten, prüft die berechtigten Teilnehmenden, das Zertifikat der Leitung und die Fristen und liefert das Datenblatt für das J+M-Portal des Bundesamts für Kultur, dazu Teilnehmerliste, Lektionsplan und Präsenzliste.
Jugend+Musik FördergeldInstrumente und Uniformen
Jedes Instrument ist ein Exemplar mit Nummer, Zustand, Anschaffungswert und Lagerort. Vereinsinstrumente werden Mitgliedern dauerhaft zugeteilt, mit einem Jahresbetrag, der auf der Rechnung erscheint. Der Versicherungswert steht auch ohne Buchhaltung bereit, die Abschreibung läuft mit ihr.
MaterialMitgliederbeiträge und Instrumentenmiete
Aktiv, Passiv, Jugend, Ehrenmitglied: Regeln bestimmen, wer welchen Beitrag bekommt. Die Instrumentenmiete ist ein Artikel auf derselben QR-Rechnung. Der Massenlauf erstellt alle Rechnungen in einem Durchgang, der Bankauszug gleicht die Zahlungen ab, Mahnungen gehen mit Frist raus.
Rechnungen & BeiträgeVeteranen und Ehrungen
Veteran, kantonaler und eidgenössischer Veteran entstehen automatisch aus den Vereinsjahren, Ehrenmitglieder verleihst du von Hand. Die Jubiläumsliste für die GV ist auf Knopfdruck da, die Geburtstagsliste auch, auf Wunsch mit Gratulationsmail und Info an den Vorstand.
Geburtstage & EhrungenSponsoren, Gönner und Passivmitglieder
Firmen werden als Sponsoren oder Lieferanten erfasst. Das Inserat im Programmheft und das Sponsoring fürs Jahreskonzert sind Rechnungspositionen mit QR-Code, direkt an die Firma. Passivmitglieder bekommen ihren eigenen Beitrag und bleiben im Verteiler.
FirmenKonzert ankündigen: Webseite und News
Das Adventskonzert ist ein News-Beitrag und ein Termin, beides erscheint auf der Vereinswebseite. Die Webseite baut die KI aus einer Beschreibung oder aus eurer bestehenden Seite; das Mitgliederportal läuft im selben Look. Noten und Protokolle liegen im Datei-Browser, freigegeben nach Register.
WebseiteKasse, Jahresrechnung und Revision
Die doppelte Buchhaltung mit einem Kontenrahmen für Vereine: Mitgliederbeiträge, Anlässe, Subventionen und Sponsoring als eigene Konten. Bilanz, Erfolgsrechnung und GV-Bericht entstehen auf Knopfdruck, die Revisorin prüft im Portal, Spesen der Mitglieder laufen mit Beleg und Freigabe.
Buchhaltung & AbschlussEinblick
Ein Vereinsjahr mit CluHu
Was im Jahreslauf anfällt, und wo CluHu es abnimmt.
- JanuarBeitragslauf mit Instrumentenmiete: alle QR-Rechnungen in einem Durchgang, Versand per Mail.
- FebruarGeneralversammlung: Jahresrechnung und GV-Bericht als PDF, Jubiläumsliste mit Veteranen-Ehrungen.
- März bis JuniProben mit Anwesenheit, Frühlingskonzert mit Spielliste im Portal, Sponsoren-Rechnungen fürs Programmheft.
- SommerJugendmusik-Lager: J+M-Gesuch 90 Tage vor Beginn aus dem Datenblatt, Lagermaterial im Inventar.
- HerbstNeues Repertoire als Sammlung mit PDF-Verzeichnis an alle, Instrumentenwechsel in der Zuteilung.
- DezemberAdventskonzert: News mit Vorverkauf auf der Webseite, Einladung mit Zu- und Absage, Geburtstags- und Jubiläumsmails laufen nebenbei.
Häufige Fragen
Können wir unsere Mitgliederliste aus Excel übernehmen?
Ja. Der Import liest Excel- oder CSV-Dateien, erkennt Spalten wie Register, Instrument oder Eintrittsdatum und legt sie als Felder an. Die bestehende Liste musst du dafür nicht umbauen.
Funktioniert das auch für eine Guggenmusik oder einen Tambourenverein?
Ja. Die Begriffe im Programm-Addon passen sich an (zum Beispiel Setlist statt Spielliste), Gruppen und Kalender sind frei benennbar. J+M gilt für alle Musiksparten mit Jugendlichen.
Was kostet CluHu für einen Musikverein?
In der Alpha-Phase nichts: alle Stufen und Addons kosten CHF 0.– pro Monat, bis auf weiteres. Details stehen auf der Preise-Seite.
Bereit für CluHu?
Dann starte mit uns durch.
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