Generalversammlung vorbereiten: Fristen, Traktanden und Checkliste

Was das ZGB zur Vereinsversammlung sagt

• Oberstes Organ (Art. 64): Die Versammlung der Mitglieder entscheidet über alles, was nicht dem Vorstand oder einem anderen Organ übertragen ist. Sie wird vom Vorstand einberufen, nach Statuten oder wenn ein Fünftel der Mitglieder es verlangt.
• Zuständigkeit (Art. 65): Wahl des Vorstands und der Revisionsstelle, Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern, Statutenänderungen, Aufsicht über die Organe.
• Beschlüsse (Art. 66 und 67): Beschlüsse werden in der Versammlung gefasst; schriftliche Zustimmung aller Mitglieder ersetzt sie. Jedes Mitglied hat eine Stimme, die Mehrheit der anwesenden Stimmen entscheidet, sofern die Statuten nichts anderes sagen.
• Traktanden (Art. 67 Abs. 3): Über Gegenstände, die nicht gehörig angekündigt wurden, darf nur beschlossen werden, wenn die Statuten es ausdrücklich erlauben. Darum gehört jedes Geschäft, auch die Statutenänderung mit ihrem Wortlaut, in die Einladung.
• Ausstand (Art. 68): Bei Beschlüssen über ein Rechtsgeschäft oder einen Streit zwischen Verein und einem Mitglied stimmt dieses Mitglied nicht mit.

Fristen für die Einladung regelt das Gesetz nicht; sie stehen in den Statuten, üblich sind zwei bis vier Wochen. Ob eine Versammlung online oder gemischt stattfinden darf, regelt das Gesetz für Vereine nicht ausdrücklich; sicher ist, wer es in den Statuten festhält.

Die Traktandenliste

Die klassische Reihenfolge, die sich in den meisten Statuten wiederfindet:

1. Begrüssung, Feststellung der Beschlussfähigkeit, Wahl der Stimmenzähler
2. Protokoll der letzten Versammlung
3. Jahresbericht des Präsidiums
4. Jahresrechnung und Revisionsbericht, Décharge an den Vorstand
5. Budget und Mitgliederbeiträge
6. Wahlen: Vorstand, Präsidium, Revision
7. Anträge des Vorstands und der Mitglieder (Statutenänderungen mit Wortlaut)
8. Ehrungen und Jubiläen
9. Jahresprogramm und Ausblick
10. Varia

Die Checkliste

Acht Wochen vorher

• Datum, Zeit und Lokal festlegen, mit den Statutenfristen abgleichen
• Frist für Anträge der Mitglieder bekannt geben
• Rücktritte im Vorstand klären, Nachfolge suchen

Sechs Wochen vorher

• Jahresrechnung abschliessen, Budget erstellen
• Revision durchführen lassen, Revisionsbericht einholen
• Jahresbericht schreiben, Jubilare und Ehrungen zusammenstellen

Vier Wochen vorher (oder gemäss Statuten)

• Einladung mit Traktandenliste, Anträgen und Beilagen versenden
• Jahresrechnung und Budget beilegen oder zum Download bereitstellen
• Anmeldung oder Abmeldung erfassen, falls Verpflegung geplant ist

Eine Woche vorher

• Präsenzliste aus der aktuellen Mitgliederliste drucken, Stimmberechtigung prüfen
• Präsentation, Stimmzettel, Protokollvorlage, Ehrungsurkunden bereitlegen
• Technik im Lokal testen

Am Tag der GV

• Präsenzliste führen, Anzahl Stimmberechtigte festhalten
• Jede Abstimmung mit Ergebnis protokollieren, Wahlen mit Stimmenzahl
• Beschlüsse zu Beiträgen und Statuten wörtlich festhalten

Nach der GV

• Protokoll innert zwei Wochen erstellen, vom Präsidium und der Protokollführung unterzeichnen, den Mitgliedern zugänglich machen
• Neue Vorstandsmitglieder bei Bank, Verband und gegebenenfalls Handelsregister melden, Zugänge übertragen
• Beschlüsse umsetzen: neue Beiträge in die Rechnungsregeln, Statuten in der aktuellen Fassung ablegen
• Geschäftsjahr in der Buchhaltung abschliessen und sperren

Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung für Vereinsvorstände und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.