Spesenreglement für Vereine: Vorlage und Praxis

Warum ein Reglement

Ohne Regel entscheidet jeder Kassier anders, und jede GV diskutiert über Einzelfälle. Ein kurzes, von der GV oder dem Vorstand genehmigtes Reglement beantwortet die drei Fragen, die immer kommen: Was wird ersetzt? Wie viel? Wie reiche ich es ein?

Rechtlich gilt: Wer im Auftrag des Vereins handelt, hat Anspruch auf Ersatz der Auslagen, die ihm dabei entstehen. Das Reglement konkretisiert diesen Anspruch und begrenzt ihn, wo nötig.

Was hineingehört

1. Geltungsbereich: Vorstand, Leiterinnen, Helfer, Mitglieder mit Auftrag. Wer ohne Auftrag Auslagen macht, hat keinen Anspruch.
2. Grundsatz: Ersetzt werden effektive, belegte Auslagen im Interesse des Vereins. Pauschalen nur dort, wo das Reglement sie nennt.
3. Fahrten: Öffentlicher Verkehr zweite Klasse gegen Beleg. Privatauto nur, wenn ÖV nicht zumutbar ist oder Material transportiert wird, mit Kilometeransatz. Viele Vereine übernehmen den Ansatz der Steuerbehörden für Berufsfahrten (70 Rappen pro Kilometer); tiefere Ansätze sind zulässig.
4. Verpflegung und Übernachtung: Nur bei Abwesenheit über die Mahlzeit hinweg und mit Beleg, mit Obergrenze je Mahlzeit. Übernachtungen nur nach vorheriger Absprache.
5. Telefon, Porto, Büromaterial: Gegen Beleg oder als kleine Jahrespauschale für Funktionen mit viel Korrespondenz (Präsidium, Aktuariat, Kasse).
6. Einkäufe für den Verein: Vorher absprechen, Beleg auf den Verein ausstellen lassen, Betragsgrenze ohne Rücksprache nennen.
7. Einreichen: Formular oder App, Beleg im Original oder als Foto, Frist (zum Beispiel innert 60 Tagen, spätestens bis zum Jahresabschluss).
8. Freigabe: Wer prüft, wer gibt frei, wer zahlt aus. Die eigene Abrechnung gibt niemand selbst frei; die des Kassiers prüft das Präsidium.
9. Auszahlung: Per Überweisung auf das Konto der Person, Barauszahlungen vermeiden.
10. Inkrafttreten und wer das Reglement ändern darf.

Wo Spesen zu Lohn werden

Spesen sind der Ersatz von Auslagen, kein Entgelt. Sobald der Verein mehr zahlt, als tatsächlich ausgelegt wurde, zum Beispiel eine Pauschale für die Leitung eines Trainings oder ein Sitzungsgeld, handelt es sich um eine Entschädigung. Solche Entschädigungen sind Einkommen der Person und können ab einer Freigrenze AHV-pflichtig werden; Auskunft gibt die Ausgleichskasse. Das Reglement sollte Spesen und Entschädigungen deshalb klar trennen, am besten in zwei Dokumenten.

Der Prozess, der funktioniert

• Erfassen am Ort des Geschehens: Beleg fotografieren, Betrag, Datum, Zweck und Konto eintragen. Je länger der Beleg im Portemonnaie liegt, desto eher fehlt er.
• Zwei Augen: Eine Person prüft Plausibilität und Beleg, eine zweite gibt frei. Bei kleinen Vereinen reicht eine Stufe mit Vier-Augen-Prinzip zwischen Einreicher und Prüfer.
• Verbuchen und auszahlen in einem Zug: Freigegebene Spesen gehen als Verbindlichkeit gegenüber dem Mitglied in die Buchhaltung und als Sammelüberweisung ins E-Banking.
• Transparenz: Die Einreicherin sieht jederzeit, ob ihre Abrechnung offen, freigegeben oder bezahlt ist.

Zur Vorlage

Die Vorlage unten enthält die zehn Punkte als Reglementstext mit Platzhaltern für Vereinsname, Ansätze und Fristen. Passe die Beträge an eure Verhältnisse an und lass das Reglement vom zuständigen Organ genehmigen.

Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung für Vereinsvorstände und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.