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QR-Rechnung im Verein: Mitgliederbeiträge stellen und Zahlungen abgleichen
Seit Herbst 2022 gibt es die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr. Für Vereine ist das eine Chance: Die QR-Rechnung lässt sich per Mail verschicken, die Zahlungen kommen mit Referenz zurück, und der Kassier muss nichts mehr von Hand abtippen. So richtest du den Beitragslauf ein.
Was die QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit Zahlteil. Der Swiss QR Code enthält alles, was die Bank für die Überweisung braucht: Konto, Betrag, Währung, Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtige und eine Referenz. Der Zahlteil mit Empfangsschein lässt sich auf Papier drucken oder als PDF verschicken; die Mitglieder zahlen per Scan in der Banking-App, am Postschalter oder mit den Angaben von Hand.
Es gibt zwei Varianten, und der Unterschied entscheidet über den Komfort beim Abgleich:
| Variante | Konto | Referenz | Wofür |
|---|---|---|---|
| QR-Rechnung mit QR-Referenz | QR-IBAN (besondere IBAN deiner Bank, erkennbar an der Kennung 30000 bis 31999 an fünfter bis neunter Stelle) | 27-stellige QR-Referenz, eine je Rechnung | Mitgliederbeiträge, Kurse: jede Zahlung ist eindeutig einer Rechnung zugeordnet |
| QR-Rechnung mit Creditor Reference | normale IBAN | Creditor Reference nach ISO 11649 (beginnt mit RF) | gleicher Nutzen, aber nicht jede Bank verarbeitet sie beim Eingang gleich gut |
| QR-Rechnung ohne Referenz | normale IBAN | keine, nur Mitteilung | Spenden, einmalige Beträge; der Abgleich bleibt Handarbeit |
Für den Beitragslauf lohnt sich die erste Variante. Die QR-IBAN bekommst du bei deiner Bank, meist kostenlos als Zusatz zum bestehenden Konto. Sie gilt nur für QR-Rechnungen mit Referenz; für Überweisungen von Hand bleibt die normale IBAN.
Mitgliederbeiträge: die Grundlage
Mitglieder können zu Beiträgen nur verpflichtet werden, wenn die Statuten das vorsehen (Art. 71 ZGB). Üblich ist, dass die Statuten die Beitragspflicht festlegen und die Generalversammlung die Höhe beschliesst. Prüfe vor dem ersten Lauf, dass Kategorien und Beträge mit dem letzten GV-Beschluss übereinstimmen: Aktiv, Passiv, Jugend, Familie, Ehrenmitglied ohne Beitrag.
Der Beitragslauf in fünf Schritten
- Stammdaten prüfen. Rechnungsadresse, E-Mail, Kategorie, Austritte per Ende Jahr. Familien bekommen eine Rechnung je Haushalt, nicht je Kind.
- Rechnungen erstellen. Ein Durchgang für alle Mitglieder, mit Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsfrist (üblich 30 Tage) und QR-Referenz je Rechnung. Logo, Absender und Bankverbindung kommen aus den Vereinsdaten.
- Kontrollieren. Stichprobe: Betrag, Name, Adresse, QR-Code scannen. Summe mit dem Budget vergleichen.
- Versenden. Per Mail als PDF an alle mit Adresse, per Post an den Rest. Die Mail nennt Betrag, Frist und Ansprechperson und hängt das PDF an.
- Verbuchen. Mit Buchhaltung wird die Forderung sofort als Debitor gebucht (Soll-Stellung), ohne Buchhaltung reicht die Liste der offenen Posten.
Zahlungen abgleichen: camt statt Kontoauszug
Das E-Banking liefert die Zahlungseingänge als Datei im Format ISO 20022: camt.053 ist der Tagesauszug, camt.054 die Gutschriftsanzeige mit den Details jeder Zahlung inklusive QR-Referenz. Die Funktion muss bei den meisten Banken einmal freigeschaltet werden (oft unter «Download ISO 20022» oder «Dokumente»). Mit der Datei gleicht die Software jede Zahlung über die Referenz der richtigen Rechnung zu und markiert sie als bezahlt. Was übrig bleibt, sind die Fälle, die ohnehin Aufmerksamkeit brauchen: Teilzahlungen, Überzahlungen, Zahlungen ohne Referenz.
Ohne camt-Datei funktioniert der Abgleich auch von Hand: Referenznummer aus dem Kontoauszug in die Suche eingeben, Rechnung als bezahlt markieren.
Mahnen, ohne zu nerven
Rechtlich braucht es vor einer Betreibung keine bestimmte Anzahl Mahnungen. In der Praxis hat sich ein ruhiger Dreischritt bewährt:
- Zahlungserinnerung etwa zwei Wochen nach Ablauf der Frist, freundlich, mit neuem Zahlteil.
- Mahnung nach weiteren zwei bis drei Wochen, mit klarer Frist und dem Hinweis auf die Folgen gemäss Statuten (zum Beispiel Verlust des Stimmrechts oder Ausschluss nach Art. 72 ZGB, sofern die Statuten das vorsehen).
- Persönlicher Kontakt durch den Vorstand. Oft steckt ein Austritt dahinter, den niemand gemeldet hat.
Mahngebühren sind nur zulässig, wenn die Statuten oder ein Reglement sie vorsehen. Verzugszins von 5 Prozent (Art. 104 OR) ist möglich, bei Vereinsbeiträgen aber unüblich.
Typische Fehler
- QR-IBAN mit normaler IBAN verwechselt: Zahlungen mit QR-Referenz auf eine normale IBAN werden von der Bank abgelehnt, und umgekehrt.
- Rechnungen mit derselben Referenz: jede Rechnung braucht eine eigene, sonst ist der Abgleich unmöglich.
- Austritte erst nach dem Lauf verarbeitet: Gutschriften und Stornos kosten mehr Zeit als eine Prüfung vorher.
- Mahnungen ohne neuen Zahlteil: Das Mitglied sucht die alte Rechnung und zahlt nicht.
Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung für Vereinsvorstände und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.
Vorlagen zum Herunterladen
Kostenlos, ohne Anmeldung. Anpassen, Vereinsname einsetzen, fertig.
So geht das in CluHu
Artikel und Regeln bestimmen, wer welchen Beitrag bekommt. Der Massenlauf erstellt alle QR-Rechnungen mit eigener Referenz, versendet sie per Mail und liest den Bankauszug (camt.053) für den Abgleich ein. Mahnungen gehen mit Frist raus, die Mahnstufe steht an jeder Rechnung.