Ratgeber › Finanzen
Buchhaltung im Verein: Pflichten, Kontenrahmen und Jahresabschluss
Jeder Verein muss Buch führen, aber nicht jeder gleich. Das Gesetz unterscheidet zwischen der einfachen Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben und der doppelten Buchhaltung. Dieser Artikel zeigt, was für deinen Verein gilt, wie ein Kontenrahmen für Vereine aufgebaut ist und was die Generalversammlung sehen muss.
Was das Gesetz verlangt
Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins (Art. 69a ZGB). Wie ausführlich, regelt das Obligationenrecht:
- Milchbüchleinrechnung: Vereine, die nicht im Handelsregister eingetragen sein müssen, führen nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch (Art. 957 Abs. 2 OR). Das ist die Mehrheit der Vereine.
- Doppelte Buchhaltung nach OR: Pflicht für Vereine, die im Handelsregister eingetragen sind. Eintragen muss sich ein Verein, der ein kaufmännisches Gewerbe betreibt oder revisionspflichtig ist (Art. 61 Abs. 2 ZGB). Dann gelten die Vorschriften zur Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 ff. OR) mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.
- Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Das gilt sinngemäss auch für die Milchbüchleinrechnung.
Die Statuten dürfen mehr verlangen, als das Gesetz vorschreibt. Viele Vereine führen freiwillig eine doppelte Buchhaltung, weil die GV eine Bilanz sehen will, weil der Verein Anlagen wie Instrumente oder Geräte besitzt oder weil Subventionsgeber eine Jahresrechnung verlangen.
Revision: wer prüft die Rechnung?
Eine ordentliche Revision durch eine zugelassene Revisionsstelle ist nur Pflicht, wenn der Verein zwei der drei Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitet: Bilanzsumme 10 Millionen, Umsatz 20 Millionen, 50 Vollzeitstellen (Art. 69b ZGB). Alle anderen Vereine regeln die Prüfung in den Statuten. Üblich sind zwei von der GV gewählte Rechnungsrevisorinnen oder -revisoren aus dem Mitgliederkreis, die Belege, Konten und Jahresrechnung prüfen und der GV Bericht erstatten.
Mehrwertsteuer: die Grenzen für Vereine
Statutarisch festgesetzte Mitgliederbeiträge an nicht gewinnstrebige Vereine sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 13 MWSTG). Steuerpflichtig wird ein Verein erst, wenn seine steuerbaren Umsätze, zum Beispiel aus Festwirtschaft, Sponsoring oder Warenverkauf, die Grenze von CHF 100'000 pro Jahr überschreiten. Für ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen liegt die Grenze bei CHF 250'000 (Art. 10 Abs. 2 Bst. c MWSTG). Wer steuerpflichtig wird, kann mit der Saldosteuersatz-Methode abrechnen; dann braucht die Buchhaltung je Ertragskonto nur die Markierung, ob es steuerbar ist.
Der Kontenrahmen für Vereine
Ein Kontenrahmen ist die Liste aller Konten mit Nummer, Name und Typ. In der Schweiz hat sich der KMU-Kontenrahmen durchgesetzt (nach Sterchi, Essig und Mattle). Seine Nummern versteht jede Treuhänderin und jede Software. Für Vereine ergänzt man ihn um wenige eigene Konten:
| Klasse | Inhalt | Vereinstypische Konten |
|---|---|---|
| 1 Aktiven | Kasse, Bank, Forderungen, Vorräte, Anlagen | 1100 Debitoren (offene Mitgliederbeiträge), 1550 Sportgeräte und Vereinsmaterial |
| 2 Passiven | Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Eigenkapital | 2010 Verbindlichkeiten gegenüber Mitgliedern (Spesen), 2800 Vereinsvermögen, 2960 Fonds |
| 3 Ertrag | Einnahmen aus Vereinstätigkeit | 3410 Mitgliederbeiträge, 3420 Spenden und Gönnerbeiträge, 3430 Sponsoring, 3440 Anlässe, 3450 Subventionen |
| 4 Materialaufwand | Einkauf von Waren und Leistungen | 4410 Aufwand für Anlässe, 4430 Verbandsabgaben und Lizenzen |
| 5 Personalaufwand | Löhne, Honorare, Spesen | 5820 Spesenentschädigungen, 5900 Leistungen Dritter und Honorare |
| 6 Übriger Aufwand | Raum, Versicherung, Verwaltung, Abschreibungen | 6000 Raumaufwand (Miete, Hallen), 6300 Versicherungen, 6800 Abschreibungen |
| 8 Ausserordentlich | Betriebsfremdes und Einmaliges | 8510 Ausserordentlicher Ertrag (zum Beispiel Legat) |
Die Excel-Vorlage unten enthält diesen Kontenrahmen mit rund 80 Konten, Typ und MwSt-Markierung, dazu ein Blatt für das Budget mit Vorjahr, Budget und Abweichung.
Das Buchhaltungsjahr
- Budget vor dem Jahr: je Konto ein Betrag, von der GV genehmigt. Das Budget ist der Massstab, an dem der Kassier während des Jahres misst.
- Laufend buchen mit Beleg: Jede Buchung hat einen Beleg, jeder Beleg eine Nummer. Zahlungseingänge aus dem Bankauszug, Spesen nach Freigabe, Rechnungen als Debitoren.
- Abgrenzen per Jahresende: Beiträge, die schon fürs nächste Jahr eingegangen sind, Rechnungen, die noch kommen. Abschreibungen auf Anlagen buchen.
- Abschliessen: Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen, mit dem Budget vergleichen, von den Revisoren prüfen lassen, Geschäftsjahr sperren.
- An der GV die Jahresrechnung, den Revisionsbericht und das neue Budget vorlegen; die GV genehmigt und erteilt dem Vorstand Décharge.
Typische Fehler
- Mitgliederbeiträge erst bei Zahlungseingang erfassen: Die offenen Posten sind dann nirgends sichtbar, Mahnungen gehen vergessen.
- Anlässe ohne eigene Kostenstelle: Ob das Dorffest Gewinn gebracht hat, lässt sich nachher nicht mehr sagen.
- Privatkonto des Kassiers als Zwischenkonto: Jeder Franken gehört über ein Vereinskonto.
- Belege in der Mailbox: Nach einem Vorstandswechsel sind sie weg. Belege gehören zur Buchung.
Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung für Vereinsvorstände und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.
Vorlagen zum Herunterladen
Kostenlos, ohne Anmeldung. Anpassen, Vereinsname einsetzen, fertig.
So geht das in CluHu
Das Buchhaltungs-Addon bringt diesen Kontenrahmen mit, bucht Zahlungseingänge aus dem Bankauszug, hängt Belege aus dem Datei-Browser an, kennt Kostenstellen, Budget und Saldosteuersatz und erstellt Bilanz, Erfolgsrechnung und GV-Bericht als PDF. Die Revisorin prüft im Mitgliederportal, ohne etwas ändern zu können.