J+S-Fördergeld im Sportverein: von der Anwesenheitskontrolle zur NDS-Abrechnung

Was J+S ist

Jugend+Sport (J+S) wird vom Bundesamt für Sport (BASPO) geführt und von den Kantonen umgesetzt. Gefördert werden Sportangebote für Kinder und Jugendliche in über 80 Sportarten. Die Beiträge hängen von der Anzahl Teilnehmender, der Anzahl Aktivitäten und deren Dauer ab und werden nach Abschluss des Angebots an den Verein ausbezahlt. Die aktuellen Ansätze und Altersgrenzen je Nutzergruppe veröffentlicht das BASPO auf jugendundsport.ch.

Was der Verein braucht

• Einen J+S-Coach. Der Coach ist die Schnittstelle zwischen Verein und J+S: Er meldet die Angebote an, betreut die Leiterinnen und Leiter und reicht die Abrechnung ein. Ohne Coach gibt es keine Beiträge.
• Anerkannte Leitung. Jede Aktivität wird von einer Person mit gültiger J+S-Leiteranerkennung in der betreffenden Sportart geleitet. Die Anerkennung muss mit regelmässiger Fortbildung aufrechterhalten werden.
• Angemeldete Angebote. Kurs oder Lager werden vor Beginn im System angemeldet. Nachträglich lässt sich nichts fördern.
• Vollständige Personendaten. Teilnehmende und Leitende sind mit Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Muttersprache, Adresse und AHV-Nummer erfasst. Die AHV-Nummer ist der Schlüssel, mit dem die Datenbank Personen eindeutig erkennt.
• Anwesenheitskontrolle (AWK). Für jede Aktivität ist festgehalten, wer teilgenommen hat. Die AWK ist die Grundlage der Beiträge und wird bei Kontrollen verlangt.

Die Nationale Datenbank für Sport (NDS)

Angebote, Personen und Anwesenheiten verwaltet der Coach in der Nationalen Datenbank für Sport (NDS) des BASPO. Wer die Daten nicht von Hand eintippen will, nutzt den Datenimport per CSV-Datei. Er läuft in drei Schritten und in dieser Reihenfolge:

1. Personen: maximal 200 Personen je Datei, mit den Spalten Personennummer (sofern bekannt), Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nummer, Nationalität, Muttersprache und Adresse. Personen, die die NDS über die AHV-Nummer bereits kennt, werden still verwendet.
2. Aktivitäten je Kurs: Typ (Training, Trainingstag, Wettkampf), Datum, Zeit, Dauer, Ort. Für die Dauer gelten feste Raster je Nutzergruppe, zum Beispiel 60, 75 oder 90 Minuten für ein Training.
3. Anwesenheitskontrolle je Kurs: je Person und Aktivität eine Zeile mit Funktion (Teilnehmer/in oder Leiter/in).

Die Dateien sind CSV mit Semikolon, UTF-8 und exakt vorgegebener Kopfzeile; Daten im Format Tag.Monat.Jahr. Die Personennummer, die die NDS vergibt, kommt über den Export der Teilnehmerliste zurück in den Verein.

Anwesenheitskontrolle, die nicht wehtut

Die AWK scheitert selten am Willen, sondern an der Zettelwirtschaft. Was funktioniert:

• Die Leiterin hakt direkt nach dem Training ab, auf dem Handy, in der Halle. Nicht am Sonntagabend aus dem Gedächtnis.
• Die Teilnehmerliste ist dieselbe wie im Vereinskalender. Wer sich abmeldet, fehlt automatisch auf der Liste.
• Gäste und Schnuppernde werden sofort erfasst, mit Geburtsdatum. Später fehlt die Information.
• Eine Ampel je Person zeigt vor der Abrechnung, wem noch die AHV-Nummer, die Nationalität oder das Geburtsdatum fehlt.

Typische Fehler

• Angebot zu spät angemeldet: Die Trainings vor der Anmeldung zählen nicht.
• Leiter ohne gültige Anerkennung: Die Aktivität wird nicht vergütet.
• Dauer passt nicht ins Raster, zum Beispiel 100 Minuten statt 90: Der Import lehnt die Zeile ab.
• Doppelte Personen (einmal mit, einmal ohne AHV-Nummer): Beiträge werden gekürzt oder die Kontrolle beanstandet.
• AWK erst nach Saisonende rekonstruiert: Lücken, die niemand mehr füllen kann.

Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung für Vereinsvorstände und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.